Depuis quelques années, les ordinateurs portables se démocratisent en entreprise, remplaçant progressivement nos vieux boitiers de bureau. Bien que ça aille dans le bon sens, cela a aussi des effets négatifs, notamment en réduisant l’efficacité des réunions. En effet, il est souvent considéré comme étant de bon ton de venir en réunion avec sa machine sous le bras. Dans ce billet, nous allons voir pourquoi c’est une erreur.
Ce billet de blog n’a pas vous vocation de décrire ce qu’est une réunion ou comment elle doit se dérouler. On se contentera de dire qu’on souhaite que nos réunions soient efficaces. Or, dans ce cadre, l’ordinateur portable s’impose comme une source de non productivité.
Il y a encore quelques années, on venait en réunion avec son stylo et son cahier pour prendre des notes. La réunion ayant un ensemble d’objectifs, communiqués à l’avance. On emportait également les dossiers qu’on avait préparés. Or ces outils, très simples, ont laissé progressivement la place aux outils informatiques, plus performants, du moins en apparence.
Les arguments
Les collaborateurs utilisent leurs ordinateurs pour prendre des notes. Les dossiers importants sont disponibles sur le réseau en quelques clics. Cela fait économiser du papier et du temps de préparation. C’est bon pour la planète. C’est écologique. Qui plus est, ça évite de se trimbaler des tonnes de documents, parfois confidentiels, en en faisant tomber la moitié dans les couloirs de l’entreprise. L’ordinateur donne également accès aux emails ou au chat, ce qui permet de répondre immédiatement aux éventuelles urgences. S’il y a besoin d’une info, on y aura accès sur l’Internet. Et cerise sur le gâteau, on pourra continuer à travailler durant la réunion, optimisant ainsi son temps de présence.
Tous ces arguments sont classiques. Les participants aux réunions les utilisent pour justifier la présence de la machine. D’ailleurs, ajoutent-ils, cela ne fait pas sérieux de venir sans… Mais la vérité, c’est que tous ces arguments sont faux, même si la plupart des personnes les utilisent de bonne foi. Voyons pourquoi.
Vidéo projection
Le seul ordinateur portable vraiment indispensable en réunion est celui qui est connecté au vidéo projecteur, pour peu qu’il y ait des documents à afficher. Aucun autre ordinateur n’est indispensable. Si plusieurs ordinateurs, appartenant à plusieurs participants, doivent être utilisés pour projeter des documents, ils restent fermés* en attendant leurs tours.
Il y a toutefois une exception. Dans les grandes entreprises, on croise des personnes dont le travail est de prendre des notes et de les rendre disponibles dès la sortie de la réunion. Ces assistants ne sont généralement pas impliqués dans les discussions et il est légitime pour eux d’utiliser un ordinateur.
Les documents sont disponibles sur le réseaux
Regardons maintenant de plus près chacun des arguments. C’est effectivement pratique d’avoir accès aux documents sur le réseau. Ça évite de les préparer à l’avance : la réponse est dans la question. Même s’il peut être opportun de retrouver une information utile tout de suite, est-ce vraiment indispensable ? En a-t-on vraiment besoin dans l’instant ? Cela ne peut-il pas attendre quelques heures ?
Dans une réunion, on veut soit transmettre de l’information pour préparer la suite, soit prendre des décisions. Si l’information n’est pas indispensable immédiatement, alors ça attendra. Et si elle est effectivement indispensable, cela implique qu’un travail a été effectué en amont. Dans ce cas, on a seulement besoin de ses notes, et non d’un accès au réseau.
Pire… Certains participants viennent sans note car les documents utiles seront justement consultables facilement sur le réseau. Ils pensent donc que ce n’est pas nécessaire de préparer la réunion et qu’ils improviseront en fonction des débats en temps voulu. Il suffira de trouver et d’ouvrir les bons documents. C’est une erreur fondamentale !
D’abord, il est très improbable que l’organisateur de la réunion ait pris la peine de convoquer les personnes, en précisant un ordre du jour, pour que ceux-ci viennent les mains dans les poches. On notera au passage que le temps passé en réunion a un coût. Ensuite, la réunion n’est tout simplement pas le bon moment pour chercher, organiser ou consolider ses informations. Les autres participants ne vont pas attendre patiemment que ce travail soit effectué, voire bâclé, devant eux. Ils ont clairement autre chose à faire.
Si vous utilisez votre ordinateur portable pour alléger votre travail de préparation, alors arrêtez immédiatement. Ce n’est pas efficace et ce n’est pas ce que votre employeur attend de vous.
Écologie et économies
Vous voulez sauver des arbres. C’est tout à votre honneur. Pensez-vous toutefois que l’utilisation d’un cahier est moins écologique que de celle d’un ordinateur portable, avec ses batteries composées de métaux rares dont l’extraction pollue gravement les sols ? Evidemment, l’idée n’est pas d’imprimer des pages et des pages. Concentrez-vous sur ce qui est utile. Mieux encore, indiquez les chiffres et données clés dans votre cahier.
Vous recherchez les économies sur les fournitures (papier, encres, etc.) ? On peut affirmer, sans l’ombre d’un doute, que le temps gaspillé dans une réunion inefficace coute plus cher que les économies de bout de chandelle…
Vous voulez éviter des trimbaler des tonnes de papier avec vous dans les couloirs de l’entreprise. Soyons sérieux… Un ordinateur portable pèsera toujours plus qu’un cahier et un stylo, et de loin. Et si vous avez besoin de les ranger dans une pochette en carton, l’ajout de poids devrait être raisonnable.
Confidentialité
Vous travaillez avec des données sensibles, peut-être même confidentielles ? Vous avez peur que quelqu’un les voit dans le couloir ? Mais y a-t-il vraiment un risque ? Peut-on voir à travers les pages de votre cahier ? Craignez-vous qu’on vous vole votre cahier ou vos feuilles, en plein au milieu du couloir, devant tous vos collègues ?
Sollicitations extérieures
Vous avez sans doute des responsabilités qui vous obligent à rester connecté. Vous êtes par exemple responsable de l’exploitation informatique de votre entreprise. Vous devez pouvoir intervenir à tous moments. C’est important… Mais n’avez-vous pas un téléphone sur lequel on peut vous contacter en cas d’urgence, éventuellement par SMS ?
D’expérience, quand Outlook est ouvert, la tentation est trop forte de consulter ses messages, et d’y répondre. Puis d’en envoyer des nouveaux, à propos de sujets annexes, tout en perdant doucement le fil de la réunion.
On voit parfois des collaborateurs écrire des romans sur le chat durant les réunions (ou en classe) et on peut s’interroger sur la qualité de leur participation.
Qu’on vous demande un renseignement, de l’aide ou ce que vous pouvez imaginer d’autre, cela peut probablement attendre quelques minutes. Est-ce aux autres participants de la réunion de prendre ce temps, alors même que du temps a été dédié pour la réunion et planifié ?
Multi-tâche
On arrive au sujet qui fâche. Combien de fois un collaborateur aura-t-il affirmé, avec conviction, être en mesure de faire plusieurs choses en même temps ? Il faut le dire haut et fort ; aucun humain n’en est tout simplement capable. Aucun… Aucun… Aucun… même pas un peu. Les études prouvent que, pour 97,5% de la population, le multitasking est un mythe. Donc en fait pour 2,5% de la population mondiale, ce serait éventuellement possible. Mais pour la très large majorité d’entre nous, c’est impossible. Et ceux qui pensent le contraire se mentent à eux-mêmes.
Le multitasking est la capacité d’une personne à faire au moins deux tâches nécessitant une attention soutenue en même temps, et les faire bien. L’épisode 132 de Podcast Sciences consacre un dossier entier à ce sujet. Il estsobrement intitulé « le multitasking » et on peut le trouver à l’adresse suivante : http://www.podcastscience.fm/dossiers/2013/05/23/le-multitasking/
On ne va pas s’éterniser sur ce point trop longtemps car nous sommes tous d’accord dessus. Mais prenons par exemple le cas d’une jeune et charmante demoiselle, au volant de sa voiture, un café dans une main et son téléphone dans l’autre.
L’accident n’est pas bien loin. Les spots de la prévention routière nous rappellent tant et si bien à l’ordre que c’est un fait établit. Autant conduire saoul ; on arriverait au même résultat.
Et que penser de cette mère de famille, au travail cette fois, son bébé dans une main et le téléphone dans l’autre. Son visage respire-t-il la sérénité ? La situation semble pourtant moins grave qu’au volant de la voiture. Les risques sont moins importants, au moins en apparence. Nous laisserons son patron juger de la pertinence de cette pratique.
Revenons à notre réunion. Acceptez-vous, en tant qu’organisateur, que les participants soient aussi peu concentrés et efficaces que s’ils étaient saouls, ou aussi stressés que s’ils croulaient sous les demandes ? Vous ne leur demandez pourtant pas tant que ça : simplement de faire leur travail, d’écouter et de participer…
On peut toutefois tolérer des exceptions exceptionnelles au fait d’interdire les ordinateurs portables en réunion. Un participant peut demander, en précisant que c’est vraiment exceptionnel, la permission d’utiliser sa machine car il y a quelque chose sur le feu. Il faudra prendre garde à éviter les abus… Mais dans ce cas, encore une fois exceptionnel, il n’est pas question que la personne fasse autre chose pendant la réunion, et encore moins qu’elle travaille sur un autre sujet. Au mieux on peut lui accorder de surveiller ses emails et ses messages.
Certains de vos collaborateurs vont carrément profiter de la réunion pour avancer sur d’autres sujet. On remarque souvent cela chez les informaticiens mais ce ne sont pas les seuls. Combien de fois un collaborateur s’est-il exprimé à l’aide d’onomatopées (hein hein, oui oui, ouais) sans quitter son écran des yeux, en faisant semblant de suivre la discussion alors qu’on voit bien qu’il est arrivé à un stade où il n’a aucune idée de quoi on parle. Le pire est qu’il ne s’en rend même pas compte.
Et même carrément autre chose
Quand on y regarde de plus près, on constate souvent que, sous couvert de travailler sur des tâches manifestement prioritaires, les ordinateurs portables servent surtout à se divertir. Un petit coup d’œil rapide à Facebook ou Twitter est si tentant… Ou une partie de démineur ou d’Angry Birds ? Ça ne mange pas de pain. Si ?… Et c’est sans compter sur les jeux beaucoup plus addictifs, qui monopolisent à tel point notre attention qu’on oublie qu’on participe en parallèle à une réunion importante.
Un chef de projet qui prendrait un de ses subordonnés la main dans le sac serait inspiré de le recadrer discrètement en réunion et d’effectuer un feed-back sévère après coup. Mais comment faire avec les membres des autres services ? Surtout qu’il est si rapide de tomber dans le piège, notamment après le déjeuner ou quand la réunion s’éternise… Le plus simple, hormis de faire en sorte que la réunion soit efficace, ne serait-il pas de revenir aux fondamentaux en bannissant les ordinateurs portables ?…
Mêmes les plus motivés, les plus sérieux, les plus strictes, les plus carrés, d’entre-nous peuvent se faire prendre au piège de cet écran d’ordinateur et de ses icons qui clignotent pour vous inciter à en consulter les notifications et les contenus. On ne jettera donc la pierre à personne.
Conséquences
Un argument bonus, souvent énoncé, concerne les réunions qui s’éternisent et ces réunions dans lesquelles plusieurs sujets sont abordés, les uns après les autres, alors qu’une partie ne vous concerne pas. D’abord, il faut revenir aux fondamentaux des réunions efficaces. Ensuite, si on vous a demandé de participer, c’est qu’on estime que cela vous concerne, justement…
Quand un participant fait autre chose durant une réunion, il fait tout simplement perdre du temps au reste de l’assistance. Dans le cas le moins grave, on devra simplement répéter les choses. Ça n’aura pour conséquence que d’énerver vos collègues. Mais là où ça se corse, c’est lorsque vous comprenez de travers une discussion. Vous pensez avoir bien tout compris, mais votre attention étant vagabonde, vous avez très bien pu manquer une information importante, qui change tout le contexte. Les éventuelles prises de décision vont fatalement en souffrir.
La situation devient plus grave encore lorsqu’on attend des choses de votre part. Vos collègues partent du principe que vous étiez en accord avec les décisions et les actions et durant la réunion. Or vous risquez bien de ne rien faire, ou de traiter un sujet de travers, puisque vous n’avez qu’une partie des cartes en main. Que penser de ce directeur des achats qui a renouvelé un gros contrat alors qu’il avait été décidé en réunion de changer de fournisseur ? Il l’avait pourtant fait de bonne foi…
Conclusion
Comme le dit Cédric Watine, dans un billet de blog intitulé » Savez-vous encore vous concentrer ? », le déficit d’attention est l’un des plus grands fléaux actuels : http://www.outilsdumanager.com/attention-1-savez-vous-encore-vous-concentrer/
Bref, vous l’aurez compris, les ordinateurs portables sont nuisibles en réunion. Les interdire vous fera dans tous les cas gagner en productivité. Ce n’est qu’un conseil de plus sur le chemin des réunions efficaces.
Et si ce n’est pas dans les pratiques de votre société, à vous de convaincre vos chefs. À vous de bien indiquer les modalités de participation dans l’ordre du jour de la réunion : heures de début et de fin, ordre de passage, temps dédié à chaque sujet, interdiction d’apporter un ordinateur, etc.
D’ailleurs, vous organisez la réunion. Ce sont vos règles… Un participant ne veut pas s’y conformer ? Pas de soucis, il existe de nombreuses façons, plus ou moins gentilles, de le convaincre, de l’influencer. Mais ça sera pour un autre billet de blog.
(*) Idéalement fermés et dans leurs sacs de transport.
